Řízení pracovních postupů (workflow) je komponenta informačního systému organizace, která umožňuje měnit a řídit tok zpracování informací mezi pracovníky podle okamžitých potřeb. Ale i v případě, že se postupy příliš často nemění, poskytuje workflow okamžitý přehled o zpracovávaných úkolech, stavu jejich řešení, odpovědnosti za jejich plnění, prošlých termínech či chybových stavech.

Klíčové vlastnosti

• Nezávislost řešení
• Pružné řízení toku informací
• Automatizované sledování plnění úkolů, případně nastartování procesů vedoucích k nápravě zpoždění
• Možnost spouštění dávkových procesů na serveru mimo pracovní dobu
• Přístup k úkolům a jejich řešení z internetu

Popis aplikace

Produkt MP Orga Workflow (MPOWF) je určen pro větší organizace, kde jednotlivé činnosti zajišťují různí pracovníci, často i v různých lokalitách. MPOWF zajišťuje přístup k informacím pomocí Maestra , který jednoznačně definuje vztah nadřízenosti, resp. podřízenosti mezi pracovníky organizace. Tyto informace spolu s definovaným workflow umožňují jednoznačný průběh řešení pracovních postupů i v případě nepřítomnosti nebo zpoždění plnění úkolů jednotlivých pracovníků. Navíc je každý ucelený pracovní úkon sledován i z hlediska časového, což umožňuje velkým organizacím získávat exaktní informace o efektivitě zpracování. Takovéto poznatky mohou sloužit jako podněty k identifikaci odlišností a ke zkvalitňování procesu řízení organizace. Eventuálně lze takové informace využít v procesu plánování organizačního re-engineeringu podniku.

Hlavní komponenty:

• MPO Workflow Editor
• MPO Workflow Engine
• MPO Workflow Klient
• MPO Workflow Monitor
• MP Orga Maestro

WorkFlow Editor

Workflow editor poskytuje pokročilé výkonné grafické prostředí pro návrh a sestavení pracovního postupu. Obsahuje hierachický přehled všech vytvořených objektů a vlastní zobrazení grafu pracovního postupu. Objekty grafu mají kontextové menu, které zjednodušuje nastavení vlastností každého objektu. Definice pracovního postupu se skládá z definice:

• vlastností procesu
• atributů procesu
• rozhodovacích uzlů
• seznamů typů rozhodnutí

Workflow editor poskytuje předdefinované typy uzlů, které provádí standardní akce, jako např. začátek a konec procesu, sloučení větví procesu s volbou podmínky čekání, řešení chybového stavu, výběry odpovědného uživatele, zaslání zprávy s možností volby požadované reakce uživatele, spuštění subprocesu, atd. Pomocí těchto standardních uzlů lze již realizovat většinu postupů řešení pracovních úkolů.

Pro integraci s IS uživatele poskytuje WF editor možnost sledovat nastavení konkrétních údajů v tabulkách IS, v definici uzlu volat vlastní proceduru pro vyhodnocení stavu uzlu nebo ovládat zpracování voláním funkcí SQL API rozhraní a řídit tak zpracování přímo z aplikace.

Data definice procesu jsou uložena v SQL databázi, kde podléhají nastaveným přístupovým oprávněním. Pro off-line zpracování editor poskytuje export a import do/ze souboru v XML formátu (např pro možnost hromadných oprav).

Pro účely dokumentace editor zajišťuje i tisk grafického návrhu a volbu zobrazeného popisu uzlů.

WorkFlow Engine, WorkFlow Monitor

WorkFlow Engine je proces, který v pravidelných intervalech kontroluje stav běžících procesů a/nebo reaguje na vznik událostí generováním odpovídajících zpráv a nastavením nových stavů procesů.

Součástí řešení je i SQL API rozhraní, které poskytuje aplikacím uživatele nebo administrátorovi možnost řídit průběh zpracování nebo reagovat na speciální podmínky.

Administrátor má k dispozici www aplikaci WF Monitor, která zobrazuje stav všech běžících procesů, seznam uzlů s chybovým stavem, seznam nevyřízených zpráv všech uživatelů, apod.

WF Monitor umožní měnit nastavení jednotlivých běžících procesů, přiřazení zpráv uživatelům, či stornovat nevyřízené procesy a požadavky.

WF Monitor umožňuje nastavení některých parametrů výkonné části WorkFlow (WF Engine) - časové intervaly, notifikace systémových chyb, omezení přístupu, apod.

WorkFlow Klient

Workflow klient je program, který zobrazuje zprávy z workflow jednotlivým uživatelům nebo administrátorovi a umožňuje reagovat na vzniklý úkol. Každý uživatel může mít zobrazeny zprávy, které jsou určeny přímo pro něho nebo zprávy, které jsou určeny jeho podřízeným či nadřízeným, které zastupuje.

Klient zobrazuje seznam zpráv v tabulce a pro každý řádek lze vyvolat detail zprávy s informacemi o vlastnostech zpracovávaného procesu a uzlu. V detailu lze potvrdit přečtení zprávy, potvrzení události nebo vybrat z definované množiny správnou odpověď. Ke každé zprávě lze připojit libovolný dokument nebo otevření formuláře z uživatelské aplikace (např. otevření příslušné zakázky nebo faktury, apod.).

WF klient běží jako trvale spuštěná služba (proces) systému a reaguje na všechny nové zprávy pro přihlášeného uživatele. Součástí řešení může být i upozornění uživatele zasláním e-mailu nebo SMS s upozorněním na nový úkol. WF klienta lze pak vyvolat i pro www rozhraní a řešit tak naléhavé úkoly i mimo pracoviště připojením k www serveru organizace.